Microsoft Excel adını üstün gelme, başarılı olma anlamına gelen “to excel” kelimesinden almaktadır. Bir spreadsheet uygulaması olmasına rağmen, sunduğu genişleme olanakları ile finans sektörlerinde çalışan insanlar için vazgeçilmez hale gelmiştir.

Temel İşlevler

Ülkemizde Excel genellikle temel işlevler için; tablo ve grafik yaratmak, toplam, ortalama almak ve istatistiki ya da finansal fonksiyonlarından yararlanmak amacı ile kullanılmaktadır.
Tabii ki spreadsheet uygulamalarının temel işlevleri bunlardır ancak Excel en büyük şirketler için bile çok daha fazla olanağı, çok büyük bir esneklikle sunmaktadır. Excel bünyesinde bulunan vba uygulama gelistirme sistemi, Excel’i bir spreadsheet uygulaması olmaktan çıkararak bir program geliştirme platformu haline gelmesini sağlamaktadır.

Veri Analizi

Bir distribütör şirketi ele alalım. İki farklı kategoride ürün getiren bu şirket tüm Türkiye’de bayileri aracılığı ile faaliyet gösteriyor. Yılda da yaklaşık üç yüz bin adet satış gerçekleştiriyorlar. Bu şirketin elbetteki satışlarını, stoğunu ve gelir giderlerini tutan bir sistemi vardır ama bu sistem ne kadar analiz yapabilmekte ve ne kadar kapsamlı rapor hazırlayabilmektedir? Şirket çalışanları bu kayıtlara nasıl ulaşmakta ve analiz yapmak için ne kadar uğraşmaktadırlar? Satışları bayi bazında listeletmek için belki de şirket, binlerce USD IT masrafında bulunmuştur.
Excel bu gibi durumlarda “Özet Tablo” işlevi ile uygulama geliştirme masraflarını düşürmekte, “ad-hoc” (istenen kriterlere göre) veri sorgulaması yapmakta ve raporlar hazırlamaktadır. Burada akla gelen soru Excel’in bu kayıtlara nasıl ulaşabileceğidir. “Özet Tablo” hemen hemen bütün bilinen veritabanlarından bilgi çekebilmektedir.

Özet tablo sadece satışları, istendiğinde il, istendiğinde bayi bazında gruplamakla kalmaz alt toplamları, genel toplamları ve daha birçok istatistiği ekrana getirir. Oluşturulan tablo her kritere göre sıralanabilir ve süzülebilir.

Düşük Kurulum ve Bakım Maliyetleri

Birçok bilgisayar uygulaması kurulum gerektirmektedir. Kurulumlar sırasında uyumsuzluklar ve güvenlik sorunları oluşmaktadır. Özellikle büyük şirket ve kurumlarda, IT birimi tarafından belirlenen kullanıcı hakları bazen programların kurulmasını engellemektedir; program mutlaka kurulacak ise IT yetkilileri tarafından kurulmaktadır.

Excel programları hiç bir kurulum gerektirmez. Microsoft Excel zaten şirket ve kurumların hemen hemen her bilgisayarında yüklü olduğundan, tek dosya kopyalaması ile kurulum tamamlanmaktadır. Uyumsuzluk sorunu da Excel aracılığı ile kaldırılmış olur.

Excel Üzerinde Gerçek Programlar

Microsoft Excel, makrolar ile birçok genişleme imkanı sunmaktadır. Makrolar basit bir kopyala-yapıştır işleminden, yeni pencereler açılmasına, üretilen raporların farklı dosyalara kaydedilmesine ve çok daha ileri düzeyde programcılık tekniklerine kadar destek vermektedir. Bu programlar elbetteki özel program yazdırmakla hemen hemen aynı boyutta projelerdir. Ancak, eğitim aşamaları kısa sürmekte, kurulum sorunları oldukça az olmaktadır.

VBA geliştirme ortamı ile harici program kütüphanelerine erişim mümkündür ve Excel sayfalarının “embedded object” kabul edebilmesi ile özel geliştirilmiş bileşenler sayfalara eklenerek Excel’in normalde yapamayacağı görevler üstlenmesi sağlanmaktadır.

Diğer dezavantajlar ise özel uygulamalara göre biraz daha düşük performans ve veri sınırlamalarıdır. Excel 2007 ile bir milyon satırlık sayfalar mümkün olsa bile hala kullanılması tavsiye edilen en çok satır altmışbeş bindir. Dışarıdan alınacak veri için ise yine en fazla bir milyon satırlık kayıt alınması tavsiye edilmektedir.

Bir başka kısıtlama da çok kullanıcılı ortamlarda gelmektedir. Excel dosyalarının aynı anda birden fazla kullanıcı tarafından açılmasında çeşitli zorluklar bulunmaktadır.

Ne Zaman Excel Kullanmalı?

Eğer şirketinizde ya da kurumunuzda iyi Excel kullanıcıları çalışıyorsa ve mevcut sisteminizin raporlama özellikleri size yetersiz geliyorsa bir Excel programı tam size göre demektir. Ancak eğer tutulan kayıtlarda eksiklik görüyorsanız ya da eş zamanlı kullanım gerektiren bir işiniz varsa yine özel uygulamalar ile devam etmeniz gerekmektedir.